読まれるお便りの秘訣！保護者が読み進めたくなる文章には具体性がある
苦労して書き上げたお便りが保護者に読まれず、共有したい情報が上手く伝わらなかった経験を持つ人も多いのではないでしょうか。
忙しい保護者にお便りを読んでもらうためには、読み手の立場に寄り添って、具体的でわかりやすい文章を作るのが最適です。
この記事では、具体性のある文章を使って保護者が読み進めたくなるお便りを作成する秘訣について解説しています。
わかりやすく具体的な文章を作成すれば、保護者に読み飛ばされないお便りが作成できるため参考にしてください。
主観は押し付けない！第三者の目線を心がけて客観的な文章を作り上げる
お便りを書く際には主観的な感情や感動の表現を控え、第三者の目線に立って客観的な文章を書き上げましょう。
「嬉しい」や「感動した」といった直接的な言葉で表現すると、書き手の体験を押し付けることになり、読み手の感情が置き去りになってしまうからです。
主観的な気持ちを言葉で描写すると、文章に幼稚な印象を与える可能性があります。
起こった事実を書き連ねていけば読み手に情景が伝わり、共有したかった感情や感動を理解してもらえます。
文章に説得力を持たせるためには、数字を用いて情景や情報を共有するのも最適です。
曖昧な文章を回避する！数字を効果的に使って具体的に内容を伝えよう
客観的な事実や物事の範囲を述べる際には、数字を使って表すと具体性が増して読み手に伝わりやすくなります。
数字は絶対的な指標のため正確な表現が可能であり、共有したい情報が曖昧になるのを防ぎます。
数字を使った表現を使用した例文は、以下のとおりです。
（例1）店の客が急増した
（例2）店の客が2倍になった
例1のように急増した旨の情報だけでは増えた客の数がわかりませんが、例2のように2倍になったと表記してあれば具体的な増加数が読み手に伝わります。
数字を積極的に使用すると情報が想像しやすくなって文章の説得力が増すため、お便りを書く際は意識して使いましょう。
言葉の意味は本当に伝わる？カタカナ語や専門用語は使用を避ける
お便りの文章を書く際に大切なのは、カタカナ語と呼ばれる外来語および和製英語の乱用や、一般の人に意味が通じづらい言葉を使用しないことです。
単語の意味がわからなかった場合には読み手が混乱しますし、文章を読み飛ばされる原因にもなります。
外来語や和製英語は対応する日本語の表記を探して文章に使用すると、誰が読んでもわかりやすい文章になります。
自分の職場では頻繁に使用する言葉でも保護者に伝わらない可能性を考えて、多くの人に意味が通じる単語を選ぶことが重要です。
保護者が読み進めたくなるお便りをテーマに、具体的でわかりやすい文章を書くための秘訣を解説しました。
主観を押し付けず、数字を使って具体性を出しつつカタカナ語に配慮した文章を活用して、これまでより読みやすいお便りを作成してみましょう。
要らない部分は大胆に捨てる！教授に好印象を与えるレポートの秘訣
レポート課題を書き上げる際、気づくと文章が長くなってしまい、制限された文字数のなかに内容が収まらなかった経験がある人も多いのではないでしょうか。
長すぎる文章は読み手に負担をかけるため、削っても意味が通じる部分は大胆に削り、不要な部分を減らしてわかりやすい文章を作るのが最適です。
この記事では、レポートを書くうえで要らない表現を捨てて、簡潔な文章を書く秘訣をまとめています。
文章を簡潔にするだけで、これまで以上に教授の印象に残るレポートが作成できるため参考にしてください。
読み手への気遣いに見せかけた無駄な言葉や表現は捨てよう
レポートなどの実用文では結論を簡潔に伝える文章が適切なため、無駄な言葉や表現の使用を控えましょう。
詳細な内容を伝えようとして文字数が増えてしまうと文章が長くなり、書き手の伝えたい内容がわかりづらくなります。
情報量の多い文章例は、以下のとおりです。
（例文）その新しい研究室には、所属する研究員の研究環境を考慮して最新の実験器具を用意するなどといった配慮がなされています。
上記の文章は研究室の様子が詳細に描写されていますが、回りくどい表現が多いため伝えたい部分がぼやけています。
不要な部分を削って簡潔にした文章例は、以下のとおりです。
（改善例）新しい研究室には、研究環境を整えるために最新の実験器具を用意しています。
改善例は、伝えたい情報をひとつに絞ることによって、読み手が簡単に理解できる構成になっています。
レポートのように字数制限がある文章を書くときは回りくどい表現を避け、少ない文字数で過不足なく情報を伝えることが最適です。
繰り返しの表現に要注意！同じ意味が並んでしまう重ね言葉は使わない
同じ意味の言葉を連続して使用した表現は重ね言葉と呼ばれ、文章を書く際に避けるのが最適です。
文章のなかに重ね言葉があると読み手の違和感を誘い、知識不足で幼稚な文章と判断されてしまいます。
重ね言葉を使用した例は、以下のとおりです。
1.頭痛が痛い
2.後の後継者
3.連日暑い日が続く
4.射程距離が長い
1や2のように同じ漢字が続いている場合は意味が被っていることに気づきやすいですが、射程と距離のように言葉の意味がわからないと回避できない表現もあります。
気づかない間に重ね言葉を使用しないためにも、レポートを書く際には言葉の意味を確認するのが最適です。
教授に好印象を与えるレポートの書き方をテーマに、注意するべき余分な表現と重ね言葉について解説しました。
必要のない部分は捨てて、伝えたい情報を簡潔にまとめたレポートを作成しましょう。
相手に伝わる！最後まで読まれる提案書は明快な文章で作られている
提案書を書き上げるときに重要なのは、書いた文章を相手に最後まで読んでもらうことです。
苦労して書き上げた文章だったとしても、主張が伝わらなかったり読むのを中断されたりすると作成した意味がなくなってしまいます。
相手がつい読み進めてしまう提案書を書くためには、文章がわかりやすく明快であることが必要です。
この記事では、読まれづらい文章のなかに潜む曖昧な部分や表現を消す方法を紹介しています。
もう読み手を迷わせない！曖昧な部分を見直すと読まれる提案書になる
文章を読むときに内容や意味が上手く理解できない部分があると、もう一度読み返すことになり、文を追う目が止まってしまいます。
読む作業が中断されると集中力が途切れて読み手の負担になるので、曖昧な表現や言葉の使用は避けるのが最適です。
明快な主軸と文章によって提案書を書き上げることができれば、あなたの提案はより魅力的になります。
文章を書くとき最初に注意するべきなのは、こそあど言葉に代表される指示語の使い方です。
こそあど言葉の使いすぎを無くして具体的な言葉を当てはめる
こそあど言葉は、これ・あれ・そこ・どこ、といった指示語の総称であり、繰り返しを避けるために使用される言葉です。
文章を簡潔にまとめられますが、使いすぎると指示語が表している対象がわからなくなってしまいます。
直前の文章に複数の指示候補があった場合にも、読み手を迷わせる原因になります。
こそあど言葉を使用するときには、具体的に置き換えられる言葉を考えてみましょう。
「こと」や「もの」に頼りすぎないで適切な言葉を見つける
「こと」や「もの」は、事前に書いた内容をまとめて名詞へ変える便利な言葉ですが、重ねすぎると幼稚でくどい印象を与えます。
例えば、自分のことを知ることはとても大切なことだと知ることができた、という文の中には「こと」を4回使用しています。
上記の例は文章として読みづらいため、主張が明確に伝わりません。
「こと」を使わなくても済む場面では潔く削ったうえで別の表現を探し、「もの」の場合にはそれぞれ適切な言葉を探して当てはめると文章が読みやすくなります。
文章をわかりやすくするために言葉を抽象化する作業も必要ですが、言いたい内容が曖昧になりすぎないように注意しましょう。
提案内容に自信を持って曖昧な意味を含んだ言葉の乱用をやめよう
言い切ることを避けようとして「的」や「性」、「化」などの表現を使うと、言いたいことがぼやけてしまいます。
「～のような」や「～らしい」という意味を持つ言葉なので、主張が曖昧な文章になります。
「的」や「性」を使わずに他の適切な言葉を当てはめられるか、常に意識しながら使用しましょう。
一方で、地球温暖化や日常的のように「化」や「的」を含む言葉が決まり文句として世間に浸透している場合は、書き換えずに使用した方がわかりやすくなります。
あなたが文章を書き始める前に必ずするべきこと
日常生活において、文章に触れない日はありません。
あなた自身が、文章の書き手となる機会も多いのではないでしょうか。
誰かに何かを伝える文章を書きたいとき、あなたは最初に何をしますか。
書きたいことを大まかに決めて、とりあえず書き始めてはいないでしょうか。
文章を書くとき、最初に必要なのは入念に下準備をすることです。
下準備が不足してしまうと、上手く書き切ることができません。
文章を書いているときに手が止まったことはありませんか
文章を書き進めていくうちに、悩んだり書く手が止まってしまったりといった経験を持つ人も多いのではないでしょうか。
書くのに苦労してしまうのは、準備不足が一因です。
文章を作る手順は調理過程と似ており、事前に作る内容を決めて材料を揃え、適切な手順で作業を進めなければ完成に辿り着けません。
特に実用文においては下準備の手順が重要となり、格段に文章が書きやすくなります。
文章を書くための下準備で最も大切なのは、文章のテーマを設定することです。
文章のテーマを設定しよう
最初に、これから書く文章のテーマを決定します。
文章によって、あなたが伝えたい内容や主張したいことを明確にするためです。
曖昧にテーマを設定すると、書く内容がわからず、目的のない文章となってしまいます。
頭のなかに浮かんだことを紙に書き留めて、自分の考えを整理しましょう。
書くための材料を書き出そう
テーマが決定したら、文章を組み立てるための材料を書き出します。
テーマに沿った内容について、文章に入れ込む分量を具体的に把握しましょう。
不足している材料があれば、書き出しているときに集めます。
文章を書くための十分な材料が揃ったことが確信できたら、次のステップに進みます。
文章の材料を組み立てよう
主張をわかりやすく的確に伝えるうえで、結論は最初に置くのが読み手に伝わる文章の基本です。
基本を踏まえたうえで、手元にある材料を書き出していく順番を考えます。
設定したテーマを常に意識しながら、関係ないと判断した材料は切り捨てましょう。
上記の手順を実行すれば、以前よりも文章を書きやすくすることが可能です。
それでも手が止まってしまったら説明するつもりで口に出してみる
下準備を万全におこなったつもりでも、慣れないうちは手が止まって書けなくなることがあります。
もし止まった場合は、現時点で書いている内容を誰かに説明するつもりで、心のなかで話してみましょう。
口頭で大まかに説明することによって、文章の完成形を想像することができます。
修正するべき方向もわかりやすくなりますので、ぜひやってみてください。
