相手に伝わる！最後まで読まれる提案書は明快な文章で作られている

提案書を書き上げるときに重要なのは、書いた文章を相手に最後まで読んでもらうことです。

苦労して書き上げた文章だったとしても、主張が伝わらなかったり読むのを中断されたりすると作成した意味がなくなってしまいます。

相手がつい読み進めてしまう提案書を書くためには、文章がわかりやすく明快であることが必要です。

この記事では、読まれづらい文章のなかに潜む曖昧な部分や表現を消す方法を紹介しています。

文章を読むときに内容や意味が上手く理解できない部分があると、もう一度読み返すことになり、文を追う目が止まってしまいます。

読む作業が中断されると集中力が途切れて読み手の負担になるので、曖昧な表現や言葉の使用は避けるのが最適です。

明快な主軸と文章によって提案書を書き上げることができれば、あなたの提案はより魅力的になります。

文章を書くとき最初に注意するべきなのは、こそあど言葉に代表される指示語の使い方です。

こそあど言葉は、これ・あれ・そこ・どこ、といった指示語の総称であり、繰り返しを避けるために使用される言葉です。

文章を簡潔にまとめられますが、使いすぎると指示語が表している対象がわからなくなってしまいます。

直前の文章に複数の指示候補があった場合にも、読み手を迷わせる原因になります。

こそあど言葉を使用するときには、具体的に置き換えられる言葉を考えてみましょう。

「こと」や「もの」は、事前に書いた内容をまとめて名詞へ変える便利な言葉ですが、重ねすぎると幼稚でくどい印象を与えます。

例えば、自分のことを知ることはとても大切なことだと知ることができた、という文の中には「こと」を4回使用しています。

上記の例は文章として読みづらいため、主張が明確に伝わりません。

「こと」を使わなくても済む場面では潔く削ったうえで別の表現を探し、「もの」の場合にはそれぞれ適切な言葉を探して当てはめると文章が読みやすくなります。

文章をわかりやすくするために言葉を抽象化する作業も必要ですが、言いたい内容が曖昧になりすぎないように注意しましょう。

言い切ることを避けようとして「的」や「性」、「化」などの表現を使うと、言いたいことがぼやけてしまいます。

「～のような」や「～らしい」という意味を持つ言葉なので、主張が曖昧な文章になります。

「的」や「性」を使わずに他の適切な言葉を当てはめられるか、常に意識しながら使用しましょう。

一方で、地球温暖化や日常的のように「化」や「的」を含む言葉が決まり文句として世間に浸透している場合は、書き換えずに使用した方がわかりやすくなります。